In breve
- Senza pagamento tracciato il rimborso non è deducibile per l’impresa e diventa imponibile per il dipendente: le ricevute, da sole, non bastano più.
- La trasferta è uno spostamento temporaneo con previsione certa di rientro: rientra nel potere direttivo del datore e non richiede il consenso del lavoratore.
- Le trasferte nel territorio comunale sono imponibili, salvo le spese di trasporto documentate dal vettore.
- Fuori comune operano tre sistemi – forfettario, analitico e misto – con soglie giornaliere di esenzione diverse.
- Il rimborso chilometrico si calcola sulle tabelle ACI; se la missione è più vicina alla residenza che alla sede, il minor importo non è imponibile.
- I rimborsi vanno indicati nel LUL, salvo quelli riferiti a documenti intestati direttamente all’azienda.
La trasferta è uno di quegli istituti che sembrano semplici finché non arriva una verifica. Poi si scopre che l’indennità è stata erogata sopra soglia senza tassare l’eccedenza, che i rimborsi chilometrici dentro il comune non erano esenti, che le note spese sono un plico di scontrini senza data certa e che qualche pagamento è stato fatto in contanti. Da quando la tracciabilità è diventata condizione per la deduzione del costo e per la non imponibilità del rimborso, il margine di improvvisazione si è chiuso. Vediamo il quadro completo: che cosa è davvero una trasferta, quanto si può rimborsare senza tassare, che cosa deduce l’impresa e quali documenti vanno conservati.
Tracciabilità: la regola che cambia tutto
Le spese di trasferta e di rappresentanza vanno tracciate e documentate: non è più sufficiente raccogliere le ricevute, occorre monitorare anche come quelle spese vengono pagate e rimborsate. I rimborsi non concorrono a formare reddito di lavoro dipendente, e sono deducibili come costo per l’impresa, a condizione che i pagamenti siano effettuati con mezzi tracciabili: bonifico bancario o postale, carte di credito, di debito, prepagate, assegni bancari o circolari.
L’obbligo riguarda in particolare, oltre a vitto e alloggio, le spese di trasporto sostenute durante la trasferta con mezzi pubblici non di linea, come taxi e noleggio con conducente.
La doppia sanzione del contante
Se il rimborso spese non e effettuato tramite metodi tracciabili, le somme corrisposte non sono deducibili per l’impresa e sono tassate in capo al dipendente. Lo stesso scontrino, pagato in contanti anziché con carta, cambia natura: da rimborso esente a retribuzione imponibile.
Trasferta, trasferimento, trasfertismo, distacco
Prima di parlare di rimborsi serve la qualificazione corretta dello spostamento, perché il regime fiscale e contributivo cambia radicalmente. Il nostro ordinamento distingue quattro figure.
| Istituto | Definizione |
|---|---|
| Trasferta | Spostamento del lavoratore dalla propria sede abituale ad altri luoghi, per temporanee esigenze di servizio e con previsione di rientro. È provvisorio e serve a soddisfare esigenze contingenti. |
| Trasferimento | Definitivo mutamento del luogo in cui è normalmente svolta la prestazione, senza previsione di durata e quindi con carattere di stabilità: è una modifica di sede definitiva, mentre la trasferta è provvisoria. |
| Trasfertismo | Il lavoratore si obbliga per contratto a prestare attività in sedi sempre diverse. Servono contestualmente tre condizioni (art. 7-quinquies, D.L. 193/2016): mancata indicazione della sede di lavoro nel contratto o nella lettera di assunzione, attività che richiede continua mobilita, corresponsione di un’indennità o maggiorazione in misura fissa. |
| Distacco | Il datore, per proprio interesse, pone un lavoratore a disposizione di un altro soggetto per una specifica attività e per un periodo temporaneo. La titolarità del rapporto resta al distaccante, che resta responsabile del trattamento economico; potere direttivo e organizzativo passano al distaccatario, che è l’utilizzatore della prestazione. |
Le caratteristiche della trasferta
- previsione certa di rientro;
- l’invio in trasferta non deve essere supportato da uno specifico e attuale interesse produttivo del datore di lavoro;
- il lavoratore è obbligato ad andare in trasferta e non può rifiutarsi;
- in trasferta il lavoratore risponde gerarchicamente al proprio datore di lavoro.
La trasferta rientra nei poteri organizzativi e direttivi del datore e non è soggetta al consenso del lavoratore: non si applicano i limiti previsti in materia di trasferimento, cioe le comprovate ragioni tecniche, produttive e organizzative. Se però lo spostamento è permanente, si è in presenza di un trasferimento, non di una trasferta.
L’indennità e la lettera di trasferta
La variazione del luogo di lavoro comporta per il lavoratore un disagio anche economico, dovendo sostenere spese di vitto, alloggio e viaggio. Per compensarlo i CCNL riconoscono un’indennità di trasferta per tutte le giornate di missione.
La lettera di trasferta conviene sempre
Anche quando non è obbligatoria, e opportuno consegnare al lavoratore una lettera che indichi periodo, sede e località della missione, l’indennità forfetaria prevista dal contratto collettivo e i limiti di spesa rimborsabili a pie di lista per vitto, alloggio, trasporto ed eventuali spese non documentabili, con firma per ricevuta del lavoratore. In sede ispettiva è il documento che tiene insieme tutto il resto.
Trasferte dentro e fuori il comune
Nel territorio comunale
Indennità e rimborsi spese per le trasferte effettuate nell’ambito del territorio comunale della sede di lavoro sono soggetti a imposizione contributiva e fiscale. Sono imponibili anche i rimborsi chilometrici corrisposti per l’uso dell’auto propria. Restano esenti solo le spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore: biglietti dell’autobus o della metro, ricevute dei taxi, fattura del servizio di car sharing.
Fuori dal territorio comunale
Qui il legislatore ha previsto regimi previdenziali e fiscali di favore, con tre sistemi di imposizione che variano a seconda della modalità di corresponsione delle somme.
| Sistema | Come funziona |
|---|---|
| Rimborso forfettario | Al lavoratore è erogata un’indennità in misura fissa per ogni giorno di missione, determinata forfettariamente. Il valore prescinde dalle spese effettivamente sostenute. In aggiunta spetta il solo rimborso delle spese di viaggio e trasporto; le eventuali spese di parcheggio rimborsate sono interamente tassate. |
| Rimborso analitico (a pie di lista) | L’azienda rimborsa tutte le spese sostenute e idoneamente documentate (scontrini, fatture) di vitto, alloggio, viaggio e trasporto. Possono essere rimborsate anche altre spese – parcheggio, telefono – anche non documentabili. |
| Rimborso misto | All’erogazione dell’indennità di trasferta si aggiunge il rimborso analitico delle spese di vitto oppure di alloggio sostenute dal lavoratore. |
| Tipo di trasferta | Forfettario | Analitico | Misto |
|---|---|---|---|
| In Italia, fuori dal comune della sede di lavoro | 46,48 € al giorno | 15,49 € al giorno | 30,99 € al giorno |
| All’estero | 77,47 € al giorno | 25,82 € al giorno | 51,65 € al giorno |
Se l’importo erogato supera queste soglie, l’eccedenza è soggetta a tassazione.
Quanto deduce l’impresa
| Trasferta | Mensa e ticket pasto | Vitto e alloggio | Rimborso km |
|---|---|---|---|
| Dentro il comune della sede | Sempre deducibile | Deducibili al 75% (art. 109, comma 5): per le imprese il 75% delle spese sostenute; per il professionista il 75% delle spese, nel limite del 2% dei compensi percepiti. | Sempre deducibile |
| Fuori dal comune della sede | Sempre deducibile | Limiti giornalieri di deducibilità per il rimborso analitico a pie di lista: 180,76 € per le trasferte in Italia e 258,23 € per quelle all’estero. | Solo per autoveicoli fino a 17 cavalli fiscali a benzina o 20 se diesel. |
La documentazione da conservare
Le spese sostenute dal dipendente devono essere comprovate da documenti fiscalmente validi e di data certa – documento commerciale, ricevuta o fattura – e pagate con un metodo tracciabile proprio del lavoratore: niente contanti, niente carta intestata all’azienda.
- le spese di viaggio con mezzi pubblici (treno, autobus, taxi) si documentano con i biglietti o le ricevute del vettore, anche se anonimi;
- il dipendente rendiconta le spese con i giustificativi dei pagamenti effettuati con mezzi personali;
- nella nota spese riepilogativa vanno riportate in dettaglio le tipologie di spesa e la trasferta a cui si riferiscono.
Tempo di viaggio
Il tempo impiegato per raggiungere la sede di missione non costituisce esplicazione dell’attività lavorativa e il relativo disagio è assorbito dall’indennità di trasferta. Il CCNL può però prevedere casi in cui il tempo di viaggio è considerato tempo di servizio: va sempre verificato il contratto applicato.
Quando la missione e più vicina a casa
Se la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere la località di missione dalla propria residenza è inferiore a quella calcolata dalla sede di servizio, e quindi il rimborso chilometrico riconosciuto in base alle tabelle ACI risulta di importo minore, quel rimborso non è imponibile. Se invece la distanza dalla residenza è maggiore rispetto a quella dalla sede di servizio, e viene erogato un rimborso più alto, la differenza costituisce reddito imponibile.
Indennità chilometrica
Al lavoratore che utilizza la propria autovettura nell’esercizio dell’attività spetta un rimborso in base ai chilometri percorsi. Non è necessario che il mezzo sia di sua proprietà: serve la piena disponibilità del veicolo, che può essere anche di un familiare o a noleggio. L’importo si determina con le tabelle ACI, che considerano chilometri percorsi, tipo di autovettura, consumo di carburante, ammortamento, assicurazione, consumo pneumatici e manutenzioni.
Libro Unico e comunicazione INAIL
Ai fini dell’indicazione dei rimborsi spese nel LUL rilevano il mezzo di pagamento con cui il rimborso viene effettuato e la qualità delle spese rimborsate. Vanno riportate le somme da rimborsare sia in forma forfetaria sia in modalità analitica (note spese o rimborsi chilometrici), con l’esclusione dei rimborsi riferiti a documenti intestati direttamente all’azienda, come le fatture per spese sostenute dal lavoratore in nome e per conto dell’azienda.
Quanto all’INAIL, la comunicazione di trasferta va fatta solo se il personale si trova esposto a rischi diversi da quelli oggetto delle lavorazioni per le quali è già assicurato.
Cosa fare adesso
- Verificate come pagano i vostri dipendenti in trasferta: ogni spesa saldata in contanti è un costo indeducibile e un imponibile in più in busta paga.
- Adottate una lettera di trasferta standard con periodo, sede, indennità e limiti di rimborso, firmata per ricevuta e archiviata con i giustificativi.
- Separate le trasferte comunali da quelle fuori comune nel gestionale paghe: il trattamento è completamente diverso e l’errore più frequente sta li.
- Controllate le soglie giornaliere di esenzione e tassate l’eccedenza, invece di scoprirla in sede di verifica.
- Standardizzate la nota spese: data, località, motivo della missione, tipologia di spesa e giustificativo del pagamento tracciato.
- Impostate i rimborsi chilometrici sulle tabelle ACI e sul confronto tra distanza dalla sede e distanza dalla residenza.
Domande frequenti
Un dipendente ha pagato l’hotel in contanti: possiamo rimborsarlo?
Rimborsarlo si, ma il trattamento cambia: senza pagamento tracciato la somma non è deducibile per l’impresa ed è imponibile in capo al lavoratore. La regola non guarda solo alla ricevuta, ma al mezzo con cui la spesa è stata pagata.
Il lavoratore può rifiutare una trasferta?
No. La trasferta rientra nei poteri organizzativi e direttivi del datore di lavoro e non è soggetta al consenso del lavoratore. Non si applicano i limiti previsti per il trasferimento, che richiede invece comprovate ragioni tecniche, produttive e organizzative.
Il rimborso chilometrico per una trasferta in città è esente?
No. Per le trasferte nel territorio comunale della sede di lavoro indennità e rimborsi sono imponibili, rimborso chilometrico compreso. Restano esenti solo le spese di trasporto comprovate da documenti del vettore, come biglietti, ricevute del taxi o fattura del car sharing.
Quanto possiamo erogare al giorno senza tassare?
Per le trasferte in Italia fuori dal comune della sede: 46,48 € con rimborso forfettario, 15,49 € con rimborso analitico, 30,99 € con rimborso misto. All’estero le soglie sono rispettivamente 77,47, 25,82 e 51,65 €. L’eventuale eccedenza e tassata.
I rimborsi vanno indicati in busta paga?
Vanno riportati nel Libro Unico del Lavoro, sia i forfettari sia gli analitici (note spese e rimborsi chilometrici). Fanno eccezione i rimborsi riferiti a documenti intestati direttamente all’azienda, per spese sostenute dal lavoratore in nome e per conto della stessa.
Serve comunicare la trasferta all’INAIL?
Solo se il personale si trova esposto a rischi diversi da quelli propri delle lavorazioni per le quali è già assicurato. Negli altri casi la comunicazione non è richiesta.
