Quando un dipendente usa l’auto per lavoro, le situazioni possibili sono due, e il fisco le tratta in modo opposto. Se usa la propria auto per una trasferta, l’azienda gli rimborsa i chilometri e quel rimborso, a certe condizioni, non è reddito. Se invece guida un’auto aziendale anche nel tempo libero, riceve un benefit che va tassato in busta paga. Confondere i due piani, o sbagliare un passaggio del calcolo, significa versare contributi e imposte in più o, peggio, in meno. Vediamo le regole, con gli esempi.
I numeri da ricordare
Il rimborso chilometrico
Il rimborso chilometrico è la somma che il datore di lavoro riconosce al dipendente che usa la propria auto per spostamenti di lavoro. Si calcola moltiplicando i chilometri percorsi per il costo chilometrico delle tabelle ACI, che cambia in base al modello del veicolo e tiene conto di carburante, usura, assicurazione e manutenzione.
La regola fiscale è nell’art. 51, comma 5, del TUIR (D.P.R. 917/1986): il rimborso può restare fuori dall’imponibile fiscale e contributivo, ma solo se ricorrono alcune condizioni. Prima di pagarlo, quindi, vanno verificate cinque cose:
- che lo spostamento sia davvero per ragioni di lavoro;
- se la trasferta è dentro o fuori il comune della sede di lavoro;
- la tariffa ACI del veicolo usato;
- i chilometri effettivamente percorsi e quelli che contano ai fini fiscali;
- l’eventuale parte eccedente, che diventa imponibile.
Se il rimborso ha davvero natura di restituzione di una spesa, non entra nemmeno nella retribuzione utile per il TFR (art. 2120 del Codice civile).
Trasferte fuori dal comune
Per le trasferte fuori dal comune in cui si trova la sede di lavoro, la legge prevede tre sistemi di rimborso: forfetario (un’indennità fissa giornaliera), analitico (rimborso delle spese documentate) e misto. Cambiano i limiti di esenzione per vitto e alloggio, ma in tutti i casi le spese di viaggio e di trasporto documentate, comprese le indennità chilometriche per l’uso dell’auto privata, restano fuori dal reddito del dipendente.
Il calcolo è quello già visto: chilometri della trasferta per costo ACI del veicolo. Il punto delicato non è la tariffa, ma quanti chilometri contare, soprattutto quando il dipendente non parte dalla sede. Per i limiti di vitto e alloggio e per la nota spese rimandiamo a trasferte e rimborsi spese.
Trasferte dentro il comune
Fino al 2024 il rimborso chilometrico per gli spostamenti dentro il comune della sede di lavoro era sempre tassato. Dal 2025 non è più così. Il D.Lgs. 192/2024 ha modificato l’art. 51, comma 5, e l’Agenzia delle Entrate, con la circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, ha chiarito che anche per le trasferte nel territorio comunale l’indennità chilometrica per l’uso dell’auto privata può essere esclusa dal reddito.
Le condizioni
- l’indennità deve essere commisurata ai chilometri percorsi per la trasferta;
- il calcolo segue il costo chilometrico ACI del veicolo usato;
- il rimborso deve essere comprovato e documentato;
- per prudenza, come per le trasferte fuori comune, i chilometri riconosciuti non dovrebbero superare il tragitto tra la sede di lavoro e il luogo della trasferta (criterio della risoluzione n. 92/E del 2015).
Una precisazione utile: l’obbligo di pagamento tracciabile introdotto dal 2025 (L. 207/2024) riguarda le spese di vitto, alloggio, taxi e noleggio con conducente sostenute in Italia (D.L. 84/2025). Non riguarda l’indennità chilometrica, né le altre spese di viaggio e trasporto come pedaggi, parcheggi e mezzi pubblici di linea, che restano escluse dal reddito se documentate (circolare n. 15/E del 2025).
Se si parte da casa
È il caso più frequente e quello in cui si sbaglia di più. Il dipendente parte direttamente dalla propria abitazione per andare dal cliente, senza passare dalla sede. L’azienda gli rimborsa tutti i chilometri percorsi. È tutto esente? Non sempre.
La risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 92/E del 30 ottobre 2015 chiede di confrontare due percorsi: quello abitazione – luogo della trasferta e quello sede aziendale – luogo della trasferta.
Un dipendente va da un cliente partendo da casa: percorre 100 km. Dalla sede aziendale lo stesso cliente dista 80 km. Il costo ACI della sua auto, per semplicità, è di 0,28 euro al chilometro. L’azienda gli rimborsa 100 x 0,28 = 28,00 euro.
| Voce | Calcolo | Importo | Trattamento |
|---|---|---|---|
| Percorso dalla sede | 80 x 0,28 | 22,40 € | Esente, se ricorrono i requisiti |
| Maggiore distanza | 20 x 0,28 | 5,60 € | Imponibile fiscale e contributivo |
| Totale rimborsato | 100 x 0,28 | 28,00 € |
L’autorizzazione non basta
Il fatto che l’azienda abbia autorizzato la partenza da casa non rende esente l’intero rimborso. L’eccedenza va in busta paga come retribuzione e, in linea generale, paga anche i contributi (la base contributiva segue quella fiscale: art. 12 della L. 153/1969). Su una sola trasferta sono pochi euro; su un commerciale che parte da casa tutti i giorni, a fine anno la differenza è rilevante, e in caso di verifica viene recuperata con sanzioni e interessi.
I documenti da conservare
Il rimborso è esente solo se si riesce a dimostrare come è stato calcolato. La documentazione aziendale deve permettere di ricostruire almeno questi dati:
- il periodo a cui si riferisce il rimborso;
- il veicolo utilizzato (marca, modello, alimentazione);
- i chilometri percorsi;
- il costo chilometrico ACI applicato.
Sul livello di dettaglio la Corte di Cassazione, sezione lavoro, con la sentenza n. 2419 del 20 febbraio 2012, ha ricordato che l’onere di provare l’esenzione contributiva è del datore di lavoro e ha ritenuto sufficiente l’indicazione del mese, dei chilometri percorsi nel mese, del tipo di automezzo e dell’importo calcolato con la tariffa ACI, senza pretendere l’elenco analitico di ogni viaggio. È un precedente in materia contributiva: non garantisce lo stesso esito in una verifica fiscale.
Per questo è prudente conservare anche gli elementi che dimostrano la ragione di lavoro degli spostamenti (clienti visitati, cantieri, appuntamenti) e, quando si parte da casa, il confronto con il percorso dalla sede. Per pedaggi e parcheggi servono le ricevute.
Attenzione anche alla deducibilità
Per l’azienda il rimborso chilometrico è deducibile entro il costo di percorrenza di un’auto di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, o 20 se diesel (art. 95, comma 3, del TUIR; dal 2027 la regola è nel nuovo testo unico, D.Lgs. 117/2026). Se il dipendente usa un’auto più potente, la parte di rimborso che supera quel limite resta un costo non deducibile.
Auto aziendale in uso promiscuo
Qui il discorso si capovolge. Se l’azienda dà al dipendente un’auto da usare sia per lavoro sia per esigenze personali, non c’è nessuna spesa da rimborsare: c’è un fringe benefit, cioè una retribuzione in natura che va tassata. Il valore non si misura sui chilometri reali, ma in modo convenzionale: una percentuale del costo chilometrico ACI, calcolato su 15.000 chilometri l’anno, al netto di quanto eventualmente trattenuto al dipendente.
La percentuale dipende da quando l’auto è stata concessa e, per i contratti più recenti, dall’alimentazione o dalle emissioni; dal 2026 pesano anche l’età del veicolo e gli optional. Attenzione: le tabelle ACI per il benefit sono quelle pubblicate ogni anno in Gazzetta Ufficiale e non coincidono con i costi chilometrici di esercizio usati per i rimborsi. Negli ultimi anni le regole sono cambiate più volte e oggi convivono regimi diversi: li abbiamo messi in fila in fringe benefit auto 2026 e in auto aziendali 2025. Qui ci fermiamo sul caso più vecchio, che molte aziende hanno ancora in flotta.
Contratti stipulati entro il 30 giugno 2020
Per i veicoli concessi in uso promiscuo con contratti stipulati entro il 30 giugno 2020, ancora in corso e non modificati, continua a valere la regola in vigore al 31 dicembre 2019 (art. 1, comma 633, della L. 160/2019): il benefit è pari al 30% del costo ACI su 15.000 chilometri, qualunque sia l’alimentazione o il livello di emissioni.
15.000 km x 0,40 euro = 6.000 euro. Il 30% è 1.800 euro l’anno, cioè 150 euro al mese di imponibile in busta paga, prima delle eventuali trattenute al dipendente.
Per questi contratti, finché restano invariati, il D.Lgs. 148/2026 non prevede le due maggiorazioni: quella del 50% dopo il quinto anno dalla prima immatricolazione e quella del 5% per optional e allestimenti. Il comma 633 rinvia infatti al testo dell’art. 51 in vigore al 31 dicembre 2019, che non le conteneva. Sul punto manca ancora un chiarimento dell’Agenzia delle Entrate: è la lettura più aderente al testo, ma va seguita.
Il vecchio regime è legato al contratto, non all’auto: vale finché resta in corso quello stipulato entro il 30 giugno 2020. Un nuovo contratto, o l’assegnazione dello stesso veicolo a un altro dipendente, comporta con ogni probabilità il passaggio alle regole attuali, che per un’auto a benzina o diesel con più di cinque anni significano una base ben più alta. La semplice proroga senza altre variazioni non dovrebbe invece far perdere il regime. Diverso è il caso delle auto in salvaguardia per le emissioni (concesse dal 1° luglio 2020), per le quali il regime segue il veicolo anche se cambia l’assegnatario. Prima di toccare un’assegnazione “storica” conviene fare due conti e valutare il caso concreto.
Novità 2026: optional e allestimenti
Dal 2026 il D.Lgs. 148/2026 ha introdotto una maggiorazione unica del 5% del valore del benefit quando l’auto ha optional o allestimenti che non sono già compresi nelle tabelle ACI e che non sono stati acquistati direttamente dal dipendente. Si applica sia alle auto tassate in base all’alimentazione sia a quelle in salvaguardia per le emissioni (concesse dal 1° luglio 2020). È una risposta a un dubbio che durava da anni: come tassare gli accessori aggiunti al veicolo.
Per il passato il decreto sceglie una soluzione pragmatica (art. 2, comma 4):
- fa salvi i comportamenti adottati dai datori di lavoro fino al 31 dicembre 2025 sul modo di tassare accessori e allestimenti;
- non prevede il rimborso delle eventuali maggiori imposte già versate.
In concreto: per gli anni fino al 2025 non c’è nulla da regolarizzare ai fini fiscali sul modo in cui sono stati trattati optional e allestimenti. La salvaguardia non copre altri errori di calcolo del benefit e, sul versante contributivo, si attendono indicazioni dell’INPS. Per il 2026, invece, bisogna verificare il calcolo del benefit con le nuove regole e fare gli eventuali conguagli. Resta fermo, come visto, il vecchio regime per i contratti stipulati entro il 30 giugno 2020 e non modificati.
Un ultimo promemoria: il valore dell’auto conta anche ai fini della soglia di esenzione dei fringe benefit (1.000 euro, 2.000 con figli fiscalmente a carico, per il 2025-2027). Spesso l’auto da sola la supera, e in quel caso diventa imponibile l’intero valore di tutti i benefit ricevuti nell’anno, non solo la parte eccedente.
Rimborso e benefit a confronto
| Aspetto | Rimborso chilometrico | Auto aziendale in uso promiscuo |
|---|---|---|
| Di chi è l’auto | Del dipendente | Dell’azienda (o a noleggio) |
| Cosa rappresenta | Restituzione di una spesa sostenuta per lavoro | Retribuzione in natura per l’uso privato |
| Come si calcola | Chilometri di lavoro x costo ACI del veicolo | Percentuale del costo ACI su 15.000 km convenzionali, con le eventuali maggiorazioni |
| Trattamento | Esente, se rispetta le condizioni; imponibile l’eccedenza | Imponibile fiscale e contributivo |
| Cosa serve | Prova dei chilometri, del veicolo e della ragione di lavoro | Data del contratto, lettera di assegnazione, trattenute |
Cosa controllare in azienda
- Tariffe ACI aggiornate: verificare che per ogni dipendente sia applicato il costo del veicolo che usa davvero, con le tabelle dell’anno.
- Natura e percorso delle trasferte: dentro o fuori comune, partenza dalla sede o da casa, confronto tra i due tragitti.
- Eccedenze imponibili: far passare in busta paga la parte di rimborso che supera il percorso dalla sede.
- Modulo di rimborso: periodo, veicolo, chilometri, tariffa e motivo dello spostamento, firmato dal dipendente.
- Auto aziendali: per ognuna, data del contratto o della concessione, eventuali modifiche o riassegnazioni, regime applicabile.
- Conguagli 2026: ricalcolare il benefit dal 1° gennaio 2026 con le regole del D.Lgs. 148/2026, dove dovute, e chiudere le differenze con il conguaglio di fine anno.
- Tenere separati i due piani: i rimborsi di spese effettive da una parte, i valori che sono reddito del dipendente dall’altra.
Domande frequenti
Il rimborso chilometrico è tassato?
No, se riguarda spostamenti di lavoro, è calcolato con le tabelle ACI sui chilometri che contano ai fini fiscali ed è documentato. La parte che supera questi limiti è retribuzione imponibile.
Se il dipendente parte da casa, il rimborso è tutto esente?
Solo se il percorso da casa è uguale o più corto di quello dalla sede aziendale. Se è più lungo, la differenza è reddito imponibile (risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 92/E del 2015) e, poiché la base contributiva segue quella fiscale (art. 12 della L. 153/1969), è di regola soggetta anche a contributi.
Si può rimborsare l’auto privata per spostamenti dentro il comune?
Sì. Dal 2025 anche l’indennità chilometrica per trasferte nel comune della sede di lavoro può essere esente, se commisurata ai chilometri della trasferta, calcolata con le tabelle ACI e documentata (circolare n. 15/E del 2025).
Serve l’elenco di ogni singolo viaggio?
La Cassazione (sentenza n. 2419 del 2012) ha ritenuto sufficienti, ai fini contributivi, mese, chilometri del mese, tipo di auto e importo calcolato con la tariffa ACI. È comunque prudente conservare anche la prova del motivo di lavoro degli spostamenti.
Come si tassa un’auto aziendale con contratto stipulato entro il 30 giugno 2020?
Se il contratto è stato stipulato entro il 30 giugno 2020, è ancora in corso e non è stato modificato, il benefit è il 30% del costo ACI su 15.000 chilometri l’anno, al netto delle trattenute al dipendente, senza le maggiorazioni del 2026, che il decreto non prevede per questi contratti (manca però un chiarimento ufficiale).
Per gli optional bisogna sistemare gli anni passati?
No, ai fini fiscali. Il D.Lgs. 148/2026 fa salvi i comportamenti tenuti fino al 31 dicembre 2025 su accessori e allestimenti e non prevede rimborsi. Dal 2026 si applica, dove dovuta, la maggiorazione del 5%, con gli eventuali conguagli.
Rimborso chilometrico e fringe benefit possono coesistere?
Sono situazioni diverse: il rimborso riguarda l’auto del dipendente usata per lavoro, il fringe benefit l’auto aziendale usata anche a fini privati. Vanno tenuti separati, in contabilità e in busta paga.
